税理士事務所・会計事務所の資料回収

顧問先の月次資料を
毎月おなじ流れで集める

通帳・請求書・領収書と、「今月は大きな取引がありましたか」という確認。顧問先ごとに提出ページの URL を送ると、何が届いて何が足りないかが項目ごとに分かります。翌月は前の月の案件を複製するだけです。会計ソフトは問わず、顧問先はアカウントを作らずに出せます。

月次の回収で
毎月くり返していること

通帳のコピーだけが毎月遅れる: 項目ごとに未提出・確認待ち・確認済みの状態が出ます。催促は未提出の必須の項目が残っている間だけ、その項目の名前を添えて届きます。
請求書が無い月は返事が来ない: 項目に「該当なし」を用意しておけば、顧問先はそれを選ぶだけで「今月はありません」と答えられます。出し忘れなのか、無いのかを聞き直さずに済みます。
先月と同じ依頼をまた書いている: 前の月の案件を複製すると、項目と担当者を引き継いだ新しい案件ができます。複数の顧問先の分は、対象月と期限を一度入力してまとめて複製できます。
誰にいつ催促したかを覚えていない: 依頼・催促・再提出のお願いは、宛先と送信日時つきで案件の履歴に残ります。

「月次会計資料」のテンプレートに入っている項目です。案件を作るときに選ぶと、これらの項目がそのまま案件に入ります。顧問先に合わせて足したり減らしたりできます。

「選べる回答」は提出する側がファイルや回答の代わりに選べるものです。テンプレートは手を加えて使うためのひな形です。必要な資料がすべて入っていることを保証するものではありません。

月次の資料
項目	形式	必須	選べる回答
通帳のコピー・入出金明細全口座分をお願いします。ネットバンキングの明細でもかまいません。	ファイル（10 件まで）	必須	なし
売上・仕入の請求書対象月に発行したもの・受け取ったものをお願いします。	ファイル（10 件まで）	必須	該当なし
経費の領収書・レシート写真やスキャンでかまいません。	ファイル（10 件まで）	必須	該当なし
クレジットカードの利用明細	ファイル（5 件まで）	任意	該当なし
給与の資料（賃金台帳・勤怠など）	ファイル（5 件まで）	任意	該当なし
会計ソフトのデータ・試算表ご自身で記帳している場合にお願いします。	ファイル（3 件まで）	任意	該当なし

確認事項
項目	形式	必須	選べる回答
大きな取引はありましたか	長文	任意	該当なし
前月からの変更（人員・契約・借入など）	長文	任意	該当なし
確認したいこと	長文	任意	該当なし

月次一括複製: 複数の顧問先の案件を選び、対象月と期限を一度入力して、翌月分をまとめて作ります。案件の公開日時は予約でき、その時刻に顧問先の担当者へ依頼のメールが送られます。
自動の催促: 期限に合わせて、初期設定では 1 つの期限につき最大 4 回、日本時間の 9〜18 時に送ります。送る日と回数は事務所ごと・案件ごとに変えられ、案件ごと・担当者ごとに止めることもできます。
ZIP と CSV での取り出し: 届いたファイルは案件ごとに ZIP で、確認事項への回答は CSV で取り出せます。会計ソフトや事務所の保管先へは、そこから移してください。

顧問先から資料を集めるツールは、会計ソフトや事務所向けの製品に付いた機能と、回収だけを受け持つサービスに分かれます。

会計ソフトの機能が合う事務所: 顧問先の多くが同じ会計ソフトを使っていて、そのソフトの会員組織にも入っているなら、まずその機能を確かめてください。資料の回収を、顧問先の管理や申告の進み具合と一緒に扱えます。
Docs One が合う事務所: 顧問先ごとに会計ソフトが違う、ソフトは変えずに回収だけを整えたい、顧問先にアプリや ID を用意してもらうのが難しい。こうした事務所には、ソフトを選ばず、顧問先が URL から出せる Docs One が向いています。
Docs One でできないこと: 会計ソフトへの取り込み、AI による資料の振り分け、顧問先や申告の進み具合の管理はしません。届いたファイルは ZIP、回答は CSV で取り出し、事務所の保管先や会計ソフトへ移してください。個人番号（マイナンバー）が書かれた書類の受け渡しには使わないでください。

顧問先 3 社までなら、Free（無料・期限なし）で使えます。カードの登録は要りません。Standard は月額 ¥2,980（税込）で顧問先 20 社まで、Business は月額 ¥9,800（税込）で、顧問先の数に上限がありません。毎月案件を作っても、顧問先の数が同じなら料金は変わりません。

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Docs One は回収と確認のための置き場で、電子帳簿保存法の保存先にはなりません。保存期間と削除について