決めた相手だけが開ける
提出ページは、依頼者が登録した担当者のメールアドレスに届く確認コードで開きます。URL だけでは、案件名も項目も表示しません。コードは 10 分で失効し、試行回数と送信の頻度に制限があります。依頼者側のログインには、認証アプリによる二段階認証を必須にしています。
セキュリティ
預かる資料の重さに合わせた設計
決算書も、経営の相談内容も、大切な情報です。
使いやすさと、情報を守る仕組みを一緒に考えています。
誰が、何を、いつまで見られるか。
受け取ったものを確かめてから渡す
ファイルは公開アクセスのないストレージに保存し、アプリを通してだけ読み書きします。拡張子と中身が一致しているか、許可した形式か、マクロ付きの Office 文書でないかを検証し、検証前のファイルは依頼者にも配信しません。データは会社ごとに分離し、操作の記録を残します。
残す期間まで決めておく
案件の完了後の保存期間は 30・90・365 日から選べ、既定は 90 日です。削除予定日を案件に表示し、14 日前と 3 日前にお知らせします。手動で削除した案件はすぐに非表示になり、7 日以内にファイル本体を消去します。
電子帳簿保存法との関係
回収と確認のための一時的な置き場で、保存先ではありません
Docs One は、請求書や入出金明細を電子で受け取るための保存先ではありません。電子帳簿保存法の保存要件を満たす保存先として使うことはできず、要件への適合はご自身で判断していただく必要があります。
- 案件の完了後の保存期間は既定 90 日で、期限を過ぎると資料と回答を削除します。
- 正式な保存はご自身の保管先で行ってください。検証済みのファイルは、案件ごとにまとめてダウンロードできます。
- 削除予定日は案件ごとに表示し、14 日前と 3 日前にお知らせします。
保存場所
保存先は Cloudflare の公開されないストレージです
ファイルは Cloudflare のストレージに保存し、公開アクセスはできません。保存する国・地域は固定していないため、「国内保存」が条件の資料には向きません。ウイルス検査は行っていません。受け付けたファイルは、拡張子と中身の形式が一致するか、マクロ付きの Office 文書や実行ファイルでないかを確かめてから、依頼者が受け取れるようにしています。ダウンロードしたファイルは、お使いの端末のウイルス対策ソフトで確認してください。
操作体験で扱うデータ
このサイトの操作体験について
操作体験のページは、サービス本体とは別の、ブラウザの中だけで動くページです。入力した回答と選んだファイルはどこにも送信・保存されず、ページを閉じると消えます。
作成した体験用 URL には、案件名・期限・項目名が含まれます。URL を受け取った人が読めるため、個人情報や機密情報は入力せず、サンプルとしてお試しください。