セキュリティ

誰が何を見られるか

提出された資料と回答を見られるのは、次の人だけです。案件の完了後は、設定した保存期間が過ぎると資料と回答を削除します。

提出するお客様

依頼者が案件に登録した担当者だけが、その案件の項目と自分たちの提出内容を見られます。依頼者側のメモや、ほかのお客様の情報は見えません。

依頼者側のメンバー

自分が担当する案件を見られます。

依頼者側のオーナー

会社のすべての案件を見られます。

ほかの会社

見られません。データは会社ごとに分けて扱います。

Docs One の運営者

サービスの提供・保守・障害対応・不正利用の調査に必要な範囲を超えて、提出された資料や回答を見ません。運営者用の画面にも、資料を開く機能はありません。

ログインと認証コード

依頼者側のログインと、お客様の提出ページは、どちらもメールアドレスに届く 6 桁の認証コードで開きます。パスワードを使わないので、使い回しや流出したパスワードから入られることはありません。

• 認証コードは 10 分で失効します。入力の試行回数と、コードを送る頻度に上限があります。
• 提出ページは、案件に登録された担当者のアドレスにしかコードを送りません。認証の前は、会社名・案件名・項目名を表示しません。
• 未登録のアドレスを入力しても、登録の有無が分かる応答は返しません。依頼者側のコード送信には Cloudflare Turnstile による確認を挟み、自動化された大量の要求を防ぎます。
• 依頼者側は、認証アプリによる二段階認証を各自で追加できます。オーナーは、会社の全メンバーに必須にできます。
• お客様は、認証のあと 7 日間は同じブラウザならコードなしで開けます。担当者から外したときや、URL を無効にしたときは、その時点で開けなくなります。

提出ページの URL

提出ページの URL は案件ごとに発行し、発行から 30 日と案件の期限から 30 日の遅いほうで失効します。再発行と無効化はいつでもでき、無効にした URL からは開けません。URL を知っているだけでは開けず、担当者のアドレスに届く認証コードが必要です。

URL に含まれる鍵は、照合にはハッシュ値だけを使います。通知メールへの記載と管理画面での再表示に使う値は、暗号化して保存します。提出ページを開くと、ブラウザのアドレス欄から鍵を取り除きます。

依頼や催促のメールには、案件名と項目名が入ります。メールは、依頼者が案件に登録した担当者のアドレスにだけ送ります。

ファイルの受け取りと検証

ファイルは、ブラウザから Docs One のサーバーを経由して Cloudflare のストレージへ書き込みます。ストレージは外部に公開しておらず、署名付きの一時 URL も発行しません。依頼者がダウンロードするときも、ログインを確かめたうえで同じ経路を通ります。

受け付けたファイルは、依頼者に渡す前に次のことを確かめます。

• 許可した形式（PDF、Word、Excel、PowerPoint、画像（JPEG・PNG・WebP）、テキスト、CSV）であること
• 拡張子と、ファイルの中身から判定した形式が一致すること
• マクロ付きの Office 文書や、実行ファイルでないこと

確認を通ったファイルだけを依頼者に渡します。通らなかったファイルは「提出エラー」として提出者に知らせ、依頼者には渡しません。ZIP や HTML などの形式は受け付けません。

会社ごとの分離と権限

案件・顧客・ファイルなどのデータは、すべて会社に結び付けて保存します。どの会社のデータを扱うかはログインの状態からサーバーが決め、画面から送られた値は使いません。

依頼者側では、次の操作をオーナーだけに限っています。

• メンバーの招待と解除、案件の担当の割り当て
• 案件と顧客の削除
• 保存期間、二段階認証の必須化などの会社の設定
• 通知メールの文面と催促の日程の既定
• チャット連携と AI アシスタント連携を使うかどうか
• 契約とお支払い

チャットと AI アシスタントとの連携

連携はどれも初期状態では使われず、オーナーが設定したときだけ動きます。

チャットへの通知と送信

Slack や Chatwork へ送るのは、案件名・顧客名・項目名・期限などの、確認や催促に必要な情報です。提出されたファイルと、担当者のメールアドレスは送りません。お客様のチャットへ依頼や催促を送る場合は、提出ページの URL も含まれます。Webhook の URL や連携用のトークンは暗号化して保存し、画面にも表示しません。

AI アシスタント連携

• AI アシスタントは、各メンバーが OAuth で許可したときだけ接続できます。許可の画面で、催促の送信を外して状況の確認だけにすることもできます。
• AI アシスタントに渡すのは、提出の状況と催促に関わる情報です。ファイル名・回答・コメント・メールアドレスなど、お客様が書いた内容は渡しません。
• 催促を送るには、送る前に内容を確かめる手順が必要です。本文を AI に書かせることはできず、送れる件数にも上限があります。
• 接続は設定画面からいつでも切れます。最後に使ってから 30 日、許可から 180 日で自動的に切れます。

保存場所と暗号化

ファイル・データベース・メール送信は、Cloudflare のインフラで動いています。保存する国・地域は固定していないため、「国内保存」が条件の資料には向きません。

• 通信はすべて HTTPS で暗号化します。
• 二段階認証の秘密鍵とバックアップコード、チャット連携のトークンは、データベース上でも暗号化して保存します。認証コードはハッシュ値で保存します。
• ログインの状態は、ページのスクリプトから読めない Cookie で保ちます。
• 管理画面と提出ページはほかのサイトに埋め込めないようにし、ダウンロードするファイルはブラウザの中で動かない設定で返します。

保存期間と削除

• 案件の完了・中止後は、設定した保存期間（30・90・365 日、既定 90 日）が過ぎると資料と回答を削除します。
• 削除予定日は案件ごとに表示し、14 日前と 3 日前にメールでお知らせします。
• 手動で削除した案件はすぐに見えなくなり、7 日以内にファイル本体を消去します。
• 有料プランの契約が終わっても、会社のデータは削除せず Free として残します。会社のデータの削除は、お問い合わせで承ります。

運用上の対策

• 案件の公開、URL の再発行と無効化、ファイルのダウンロード、お客様のログイン、メンバーや連携の変更など、主な操作を記録しています。
• 1 日に送れるメールの数に上限を設け（Free 50 通・Standard 1,000 通・Business 2,000 通）、不正な大量送信に使われないようにしています。Free では通知メールの文面を編集できず、初期の文面で送ります。
• お客様に見える画面には、管理用の ID・ストレージの名前・内部のエラー内容を出しません。
• 決済は Stripe で行い、Docs One はカード番号を受け取らず、保持もしません。
• 認証・ストレージの権限・ファイルの検証・課金に関わる変更は、人がレビューしてから反映します。

電子帳簿保存法との関係

Docs One は、電子で受け取った請求書や入出金明細を保存しておく場所ではありません。電子帳簿保存法の保存要件を満たす保存先としては使えず、要件への適合はご自身で判断していただく必要があります。回収と確認のための一時的な置き場として使い、正式な保存はご自身の保管先で行ってください。検証を通ったファイルは、案件ごとにまとめてダウンロードできます。

操作体験で扱うデータ

操作体験のページは、サービス本体とは別の、ブラウザの中だけで動くページです。入力した回答と選んだファイルはどこにも送信・保存されず、ページを閉じると消えます。

作成した体験用 URL には、案件名・期限・項目名が含まれ、URL を受け取った人が読めます。個人情報や機密情報は入力せず、サンプルとしてお試しください。

お問い合わせ

セキュリティに関するご質問や、脆弱性・不正利用のご連絡は、件名にその旨を書いて support@docs-one.com へお送りください。届いた順に確認します。24 時間の有人対応は行っておらず、稼働率の保証もしていません。個人情報の扱いはプライバシーポリシーを、提出を頼まれた方はDocs One から依頼が届いた方へもご覧ください。