Docs One プライバシーポリシー

杉山 弘樹（以下「運営者」といいます）は、サービス「Docs One」（以下「本サービス」といいます）で取り扱う個人情報について、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令を守り、次のとおり取り扱います。

1. 取得する情報

運営者は、本サービスの提供にあたり、次の情報を取得します。

依頼者側の利用者（会社のオーナー・メンバー）

• メールアドレス、氏名、会社名、通知メールの返信先として登録したメールアドレス
• 認証アプリの登録情報とバックアップコード（いずれも暗号化して保存）、ログインの記録
• 有料プランの契約状況と決済代行事業者から受け取る契約の識別子。クレジットカードの番号は運営者に送られず、運営者は保持しません
• 本サービス上の操作の記録（案件の作成・公開、提出の確認、ダウンロード、設定の変更など）
• 管理画面の「不具合・要望を送る」から送られた内容と、送ったときに開いていた画面の場所、ブラウザの種類、契約中のプラン
• 登録のときに、公開サイトのどのページから来たか（ページのパスと、リンクに付いた流入元の名前）。個人を識別する情報は含みません
• AI アシスタント連携を使うときの接続の記録（接続した AI アシスタントの名前と接続先のホスト名、許可した範囲、許可した日時、最後に使った日時、呼び出した機能の名前と回数）。利用者が AI アシスタントに入力した内容と、AI アシスタントが利用者に返した回答は、運営者に届かず、運営者は保持しません

提出者（利用者の顧客・顧問先の担当者）

• 利用者が登録したメールアドレスと氏名（担当者の名前は利用者が任意で登録します）
• 提出者が提出したファイル、質問への回答、コメント（以下「提出データ」といいます）。提出データには、財務資料や取引先の情報など、提出者が扱う第三者の個人情報が含まれることがあります
• 認証コードの要求と照合の記録（接続元 IP アドレスのハッシュ値を含む）

すべての利用者に共通

• 接続元 IP アドレス、ブラウザの種類、アクセス日時などのアクセスログ（インフラ事業者が保持するものを含む）
• ログインや提出ページの利用状態を保つための Cookie。広告や行動追跡のための Cookie は使いません
• 公開サイト（docs-one.com）の閲覧の統計。Cookie を使わないアクセス解析（Cloudflare Web Analytics）で、閲覧されたページ、参照元、ブラウザと端末の種類、表示にかかった時間を集計します。個人を識別する情報は集めず、閲覧者を追跡しません。ログイン後の画面と提出ページには入れていません

2. 利用目的

• 本サービスの提供、本人確認、案件・提出・通知の処理
• 料金の請求、契約の管理、支払いに関する連絡
• 依頼、催促、再提出のお願い、提出の完了、削除予定などの通知メールの送信
• 不正利用、なりすまし、過度な送信の検知と防止。認証コードの要求の記録はこの目的に使います
• 障害の調査、保守、サービスの改善。運営者は、提出データの内容を、サービスの提供・保守・障害対応・不正利用の調査に必要な範囲を超えて閲覧しません
• お問い合わせへの回答、規約の変更や重要な事項の連絡

3. 提出者の情報の取り扱い

提出者のメールアドレスと提出データは、利用者が本サービスを通じて取得し、運営者は利用者の委託を受けて預かります。運営者は、利用者の指示（案件の設定や削除、AI アシスタント連携の利用）に従ってこれらの情報を取り扱い、利用者の依頼と無関係な目的には使いません。提出者ご本人が開示や削除を求めるときは、原則として依頼元の利用者にご連絡ください。運営者が直接受けたときは、利用者と連携して対応します。

4. 委託先と第三者提供

運営者は、本サービスの提供のために次の事業者にデータの処理を委託します。これらの事業者は、それぞれの規約とプライバシーポリシーに従ってデータを取り扱います。

運営者は、法令に基づく場合、人の生命・身体・財産の保護のために必要で本人の同意を得ることが難しい場合を除き、個人情報を第三者に提供しません。

AI アシスタント連携について

会社のオーナーが設定で許可し、利用者が自分の使う AI アシスタント（Claude など）を本サービスに接続したときは、運営者は、その AI アシスタントからの要求に応じて、次の情報を利用者の AI アシスタントに送ります。

• 顧客名、案件名、対象期間、依頼する項目の名前
• 項目ごとの提出の状態、期限、提出された日時、提出者が入力した提出の予定日、件数（確認待ちや未提出の数など）
• 提出者の名前（利用者が登録したもの。登録されていないときは送りません）
• 催促の設定と送信の記録、共有 URL が有効かどうか、通知メールの送信に失敗した件数

提出されたファイル、ファイル名、質問への回答、コメント、提出者が入力したメモ、顧客のメモ、メールアドレスは送りません。

この送信は、利用者による接続の操作と、利用者の指示に基づくものです。送られた情報の AI アシスタント側での取り扱い（保存や学習への利用を含みます）は、利用者が選んだ AI アシスタントの事業者の規約とプライバシーポリシーによります。運営者は、AI アシスタントの事業者にデータの処理を委託していません。利用者による接続と指示が無いかぎり、運営者が AI アシスタントの事業者に情報を送ることはありません。

事務所内への通知について（Slack・Chatwork）

会社のオーナーが設定で Slack のチャンネル、または Chatwork のルームを知らせる先にしたときは、運営者は、新しい提出と必須項目がそろったことを知らせるため、次の情報を送ります。

• 顧客名、案件名、対象期間、提出された項目の名前と件数、本サービスの案件のページへのリンク

提出されたファイル、ファイル名、質問への回答、コメント、提出者の名前とメールアドレスは送りません。送り先の Slack の URL は暗号化して保存します。Chatwork のルームは、ルームの ID と名前を保存します。どちらも、オーナーが接続を解除したとき、または会社のデータを削除したときに消します。

この送信は、オーナーによる接続の操作に基づくものです。送られた情報の Slack・Chatwork での取り扱いは、各事業者の規約とプライバシーポリシーによります。運営者は、これらの事業者にデータの処理を委託していません。

顧客のチャットへの送信について（Slack・Chatwork・LINE）

会社のオーナーが設定で Slack・Chatwork・LINE とつなぎ、利用者が顧客ごとの送り先を登録したときは、運営者は、初回の依頼・催促・再提出のお願いを送り先に届けるため、次の情報を送ります。

• 会社名、案件名、対象期間、期限、提出をお願いする項目の名前と期限、案件ごとの一言、再提出のお願いの理由、提出ページのリンク

提出されたファイル、ファイル名、質問への回答、コメント、顧客側の担当者の名前とメールアドレスは送りません。

この機能のために、運営者は次の情報を保存します。接続のためのトークンとシークレットは暗号化して保存し、オーナーが接続を解除したとき、または会社のデータを削除したときに消します。

• 接続先のワークスペース名・アカウント名・公式アカウント名
• 送り先のチャンネル・ルーム・トークの識別子と表示名（LINE では、友だちのユーザー ID と表示名、またはグループの ID と名前）

LINE の送り先を登録するため、運営者は、事務所の公式アカウントに届いたメッセージのうち連携コードだけを読みます。そのほかのメッセージは読まずに捨て、保存しません。友だちの解除とグループからの退出を受け取ると、その送り先への送信を止めます。

この送信は、オーナーによる接続の操作と、利用者による送り先の登録（LINE では、顧客自身による連携コードの送信）に基づくものです。送られた情報の各サービスでの取り扱いは、Slack・Chatwork・LINE の事業者の規約とプライバシーポリシーによります。運営者は、これらの事業者にデータの処理を委託していません。

5. Cloudflare Turnstile について

本サービスのログイン画面では、自動化された不正なアクセスを防ぐために Cloudflare Turnstile を使います。Turnstile は、接続元 IP アドレス、ブラウザの情報、操作の特徴などを Cloudflare, Inc. に送って判定します。判定に使う情報の詳細は Cloudflare のプライバシーポリシーをご覧ください。

6. 保存場所

データは Cloudflare, Inc. のインフラに保存します（「不具合・要望を送る」から送られた内容は、GitHub, Inc. にも保存します）。運営者は、保存する国や地域を固定していません。委託先の Cloudflare, Inc.、Stripe, Inc. および GitHub, Inc. はアメリカ合衆国の事業者で、データはアメリカ合衆国を含む日本国外で処理・保存されることがあります。運営者は、これらの事業者との契約により、個人情報保護法が求める水準の安全管理措置が講じられることを確認しています。「国内保存」が条件となる資料の取り扱いには、本サービスは向きません。

7. 保存期間と削除

• 案件の資料と回答：案件の完了または中止の後、利用者が選んだ保存期間（30・90・365 日、既定 90 日）を過ぎると削除します。利用者が削除したときは直ちに非表示にし、通常 7 日以内を目安に本体を消去します。過去の版も同じ期限で削除します。
• 会社のデータ：有料プランの契約が終わっても削除せず、Free の会社として残します。会社に属する案件、提出データ、顧客と提出者の情報、テンプレートの削除を希望するときは、お問い合わせ先にご連絡ください。長期間ご利用のない Free の会社は、あらかじめメールでお知らせしたうえで削除することがあります。メンバーのログイン情報（メールアドレス）は、ログインのために残ります。
• バックアップ：削除したデータは、バックアップからも遅くとも 30 日以内を目安に消去します。
• 操作の記録：提出データの内容を含まない操作の記録（誰がいつ何をしたか）は、不正利用の調査と障害対応のために、会社のデータの削除後も必要な期間保持したのち削除します。
• 認証コードの要求の記録（接続元 IP アドレスのハッシュ値を含む）：不正な試行の検知に必要な期間保持したのち削除します。
• AI アシスタント連携の接続：最後に使ってから 30 日、または許可してから 180 日が過ぎると、自動的に切断します。会社のデータを削除するときも切断します。切断した接続の記録（提出データの内容を含みません）は、上の「操作の記録」と同じく、不正利用の調査と障害対応のために必要な期間保持したのち削除します。
• 「不具合・要望を送る」から送られた内容：不具合の修正とサービスの改善のために必要な期間保持したのち削除します。削除を希望するときは、お問い合わせ先にご連絡ください。
• 契約と請求に関する記録：法令で保存が求められる期間保持します。

8. 安全管理

運営者は、通信の暗号化、会社ごとのデータの分離、認証コードによるアクセス制御（設定した場合は、認証アプリによる二段階認証を加えます）、ファイルの形式検証、操作の記録、委託先の選定と監督、委託先の所在国（アメリカ合衆国）の制度の把握などの措置を講じます。運営者は、提出されたファイルについてウイルス検査を行っていません。ダウンロードしたファイルは、お使いの端末のウイルス対策ソフトで確認してください。

9. 開示・訂正・利用停止などの請求

運営者が保有する個人情報について、本人から開示、訂正、追加、削除、利用の停止、第三者提供の停止の請求があったときは、法令に従い、本人であることを確認したうえで対応します。請求は、下記のお問い合わせ先にご連絡ください。利用者は、通知の返信先などの登録情報を本サービスの設定画面で確認・変更できます。会社やメンバーのログイン情報の削除は、お問い合わせ先にご連絡ください。

10. 本ポリシーの変更

運営者は、必要に応じて本ポリシーを変更します。変更後のポリシーは、本サービスのウェブサイトに掲載した時点から適用します。取り扱いの内容を大きく変えるときは、本サービスの画面またはメールで知らせます。

お問い合わせ先

杉山 弘樹
メール：support@docs-one.com

運営者の情報は運営者情報をご覧ください。