使い方ガイド｜Docs One の使い方

はじめに

何ができるサービスなのか、最初に何をするのか、資料が集まるまでの流れ。

依頼をひとまとめにする単位。作ってから、確認して、取り出して、閉じるまで。

案件を作る顧客と対象期間を決めて案件を作ります。テンプレートを選ぶと、依頼する項目がまとめて入ります。
依頼する項目を決めるファイル・短い文・選択など 7 つの形式から選び、必須かどうかや説明を決めます。並べ替えも同じ画面でできます。
顧客側の見え方を確かめる依頼を送る前に、顧客に見えるページをそのままの形で開いて確かめられます。
共有 URL を渡す・依頼メールを送る共有 URL をコピーして渡すか、Docs One から依頼メールを送るか、2 つの渡し方があります。顧客のチャットと連携していれば、メールと一緒にチャットにも届きます。
公開する日時を予約する案件を作った日ではなく、決めた日時に公開して依頼メールを送れます。
提出を確認する・再提出を依頼する届いた提出を開いて、確認済みにするか、理由を添えて再提出を依頼します。
項目ごとにやり取りする項目ごとに、顧客と短いやり取りができます。メールを往復させずに済みます。
集まった資料を取り出す集まったファイルを ZIP で、回答を CSV でまとめて取り出せます。
案件を完了する・前回から複製する確認が終わった案件を閉じ、翌月ぶんを前回から複製して作ります。

依頼先の会社の登録と、顧客ごとに見る進み具合。

毎回ならべ直さないための、依頼項目のひな形。

顧客に届くメールの日程と文面、返信先の設定、提出の知らせを Slack で受け取る方法と、LINE・Chatwork・Slack で顧客に依頼を届ける方法。

自動催促の日程を決める期限の何日前に、何回まで催促を送るかを、会社ごと・案件ごとに決められます。
メールの文面を編集する顧客に届く 4 種類のメールの件名と本文を、会社ごとに書き換えられます。
返信先のアドレスを設定する顧客が返信したときの宛先を、自社のアドレスにします。登録にはそのアドレス宛てのコードが要ります。
提出の知らせを Slack で受け取る新しい提出と、必須項目がそろったことを、事務所の Slack チャンネルに届けます。連携できるのはオーナーです。
LINE で依頼と催促を送る事務所の LINE 公式アカウントから、依頼・催促・再提出のお願いを顧客のトークに届けます。個人の LINE アカウントからは送れません。
Chatwork で依頼と催促を送る顧客とのグループチャットに、依頼・催促・再提出のお願いを届けます。事務所内への提出の知らせを Chatwork のルームで受け取ることもできます。
顧客の Slack チャンネルに依頼と催促を送る顧客と共有している Slack チャンネル（Slack コネクトを含む）に、依頼・催促・再提出のお願いを届けます。

会社の設定と、メンバー・ログイン・保存期間。

使っている AI アシスタントから、提出の状況を聞いて催促まで頼む。

プランの選び方と、上限に当たらないための見方。

資料の提出を頼まれた方の操作。依頼元の会社に渡せます。