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提出の知らせを Slack で受け取る

最終更新

Slack と連携すると、顧客から資料が届いたことが事務所のチャンネルに流れます。担当者が休みの日でも、ほかの人が気付けます。案件の担当者に届く通知メールは、連携したあとも今までどおり届きます。

Slack の代わりに、Chatwork の事務所のルームで受け取ることもできます(Chatwork で依頼と催促を送る)。顧客のチャンネルに依頼や催促を送る使い方は、顧客の Slack チャンネルに依頼と催促を送るを見てください。

届く知らせ

  • 新しい提出:顧客が提出すると、15 分ごとにまとめて 1 通届きます。案件名・顧客名・届いた項目の名前が入ります。
  • 必須項目がそろった:必須項目がすべて提出されたときに、案件ごとに 1 回届きます。任意の項目は待ちません。そろったあとに差し替えや再提出があっても、もう一度は届きません。顧客の提出でそろったときに届くので、依頼者側で残りの項目を「対象外」にしたり取り下げたりしてそろったときは届きません。

どちらも 9〜18 時(日本時間)の間だけ届きます。土日や祝日も同じです。時間外に届いた提出の知らせは、次の 9 時に届きます。

連携のしかた

設定の通知タブの「事務所内への通知」。まだ連携していない状態で、「Slack に追加」ボタンがある
設定の「通知」タブの「事務所内への通知」。① 「Slack に追加」から始めます。
  1. 設定の「通知」タブを開き、「Slack に追加」(図の ①)を押します。
  2. Slack の画面が開くので、ワークスペースと、知らせを流すチャンネルを選んで許可します。いくつかのワークスペースに入っていると、前に使ったワークスペースが選ばれた状態で開くことがあります。右上の名前が事務所のワークスペースか確かめてから許可してください。
  3. 設定の画面に戻ると、通知するチャンネルの名前が出ます。
連携したあとの「事務所内への通知」。チャンネル名の横に「通知中」と出て、右に「テスト送信」「連携し直す」「外す」のボタンが並ぶ
連携したあと。① 「通知中」と出ていれば届きます。② テスト送信、③ チャンネルを変える、④ 外す。

「テスト送信」(②)で、チャンネルに届くかを確かめられます。送り先は会社ごとに 1 つです。

チャンネルを変える・外す

チャンネルを変えるときは「連携し直す」(③)を押して、Slack の画面で別のチャンネルを選びます。

「外す」(④)を押すと、Docs One からは送らなくなります。Slack に残ったアプリは、Slack のアプリの管理画面から削除できます。

契約が読み取り専用の間は、Slack にも送りません。その間も「外す」はできます。

うまくいかないとき

知らせが届かなくなった(「停止中」と出る)

Slack でアプリを削除したり、チャンネルを削除・アーカイブしたりすると、Slack に届かなくなります。そのときは Docs One が通知を止めて、オーナーにメールで知らせます。設定の画面にも「停止中」と出るので、「連携し直す」から、もう一度チャンネルを選んでください。

「Slack に追加」が出てこない

連携できるのはオーナーだけです。ほかのメンバーには、ボタンの代わりに「まだ連携していません。連携できるのはオーナーだけです。」と出ます。

提出があったのに知らせが来ない

知らせは 9〜18 時 の間だけ、15 分ごとにまとめて届きます。時間外の提出は、次の 9 時にまとめて届きます。