完了した案件の保存期間を決める
最終更新
完了にした案件のファイルと回答は、決めた期間が過ぎると削除されます。預かったものを必要以上に長く持たないための仕組みです。
初期設定と選べる値
初期設定は 90 日です。30・90・365 日から選べます。
会社の既定は設定の「一般」タブで、案件ごとの上書きは案件詳細の「複製・完了」タブで決めます。案件の設定が会社の既定より優先されます。
数え始め
完了にした日から数えます。進行中の案件のファイルが消えることはありません。中止した案件も、完了と同じように数え始めます。
消える前のお知らせ
削除の 14 日前と 3 日前に、お知らせのメールが届きます。必要なものはそれまでに取り出してください（集まった資料を取り出す）。
期間の決め方
手元の保管が済むまでの長さにするのが基本です。届いた資料を会計ソフトや社内のファイルサーバーに移して終わりなら、短くてかまいません。Docs One を保管場所として使うと、保存容量の上限にも当たりやすくなります。
長く残す理由がないものを持ち続けると、漏れたときの被害が大きくなります。取り出したら消える、という流れにしておくのが安全です。
消えたあと
案件そのもの（顧客名・案件名・期限・だれが何を出したかの記録）は残るので、いつ何を依頼したかは後から確かめられます。